Allekirjoitettava asiakirja on oltava PDF-muodossa.
Asiakirja ladataan signatures.fi -palveluun ja samalla lisätään allekirjoittajien nimet sekä sähköpostiosoitteet.
Kun kaikki tiedot on lisätty, allekirjoituspyyntö lähetetään allekirjoittajien sähköpostiosoitteisiin. Pyynnössä on linkki signatures.fi -sivulle, jossa asiakirjaa voi tarkastella.
Tämän jälkeen kukin allekirjoittaja tarkastaa asiakirjan. Jos allekirjoittaja hyväksyy asiakirjan ja on valmis allekirjoittamaan sen, hänet ohjataan tunnistautumaan Telian palveluun. Telian tukemia tunnistustapoja ovat mm. pankkitunnukset tai mobiilivarmenne. Kun signatures.fi saa Telialta tunnistustiedot, merkitään asiakirja allekirjoitetuksi.
Kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjat, lähetetään allekirjoittajien sähköpostiosoitteisiin ohjeet allekirjoitetun asiakirjan lataamiseksi omalle koneelle.
Allekirjoitetussa asiakirjassa näkyvät allekirjoittajien tiedot ja digitaaliset varmenteet, jotka takaavat asiakirjan oikeellisuuden ja muuttumattomuuden.
Jos allekirjoitettua asiakirjaa muutetaan allekirjoituksen jälkeen, PDF-tiedoston lukijaohjelma varoittaa asiakirjan muutoksesta ja näin ollen allekirjoitus ei ole enää pätevä.