Ketterän taloyhtiön asiakirjojen hallinta ja sähköinen allekirjoitus
Asiakirjojen hallinta ja arkistointi
Espoolainen taloyhtiö pyörittää taloyhtiön hallintoa omatoimisesti työkaluilla jotka ovat kaikkien saavutettavissa.
Koko systeemin perusta on ilmaiseksi käyttöön otettava Google Drive, siellä laaditaan ja sinne säilötään taloyhtiön tärkeimmät asiakirjat, kuten esimerkiksi hallituksen kokousten pöytäkirjat, tilinpäätökset, muutostyöilmoitukset, yhtiökokousten materiaalit jne.
Google driveen on perustettu yksinkertainen hakemistorakenne, joka ohjaa tallentamaan asiakirjat oikeaan paikkaan.
Driven hakutoiminto auttaa löytämään oikeat asiakirjat helposti. Asiakirjoja voi muokata samanaikaisesti useammalta laitteelta ja niitä voi myös kommentoida ja niiden muokkaamisesta jää muutoshistoria.
Google Driveä varten perustettiin taloyhtiölle oma Google tunnus, jonka alle Drive luotiin. Tähän drive instanssiin on sitten jaettu sopivia käyttöoikeuksia niitä tarvitseville [esim hallituksen jäsenet]. Jos hallituksen kokoonpano vaihtuu käyttöoikeudet päivitetään ajan tasalle.
Asiakirjojen sähköinen allekirjoitus
Pöytäkirjojen ja sopimusten allekirjoitukset hoituvat signatures.fi palvelussa. Signatures.fi on palvelu jossa voidaan hoitaa PDF asiakirjojen sähköinen allekirjoitus käyttämällä pankkitunnistautumista tai vaihtoehtoisesti mobiilivarmennetta. Signatures.fi on kustannustehokas ja luotettava palvelu allekirjoitusprosessin hoitamiseksi. Palvelua pyörittävä Hämeenlinnalainen ohjelmistoyritys Team2 Oy on toiminut vuodesta 2013.
Drivestä voi exportoida luotuja asiakirjoja PDF muodossa. Niin urakkasopimukset, kuin hallituksen kokousten pöytäkirjatkin saa helposti liitettyä signatures.fi palveluun juuri PDF muodossa.
Sähköinen allekirjoitus vapauttaa allekirjoittajat ajasta ja paikasta ja allekirjoittaminen nopeutuu huomattavasti. Tämä korostuu etenkin sellaisissa taloyhtiöissä joissa hallituksessa istuu henkilöitä useilta eri paikkakunnilta.
Allekirjoitus prosessi alkaa siitä että palvelussa luodaan uusi allekirjoituspyyntö johon lisätään yksi tai useampi allekirjoittaja. Allekirjoituspyyntöön lisätään allekirjoitettavat dokumentit ja allekirjoituspyyntö maksetaan.
Maksamisen jälkeen allekirjoittajat saavat sähköpostiviestin jonka ohjeita seuraamalla pääsee allekirjoittamaan asiakirjan.
Kun kaikki kutsutut henkilöt ovat tunnistautuneet ja allekirjoittaneet asiakirjan voi allekirjoitetun asiakirjan ladata palvelusta PDF muodossa ja viedä Google Driveen arkistointia varten.
Asiakirjojen arkistointi
Kirjanpitolain säädöksissä mainitaan että esimerkiksi tilinpäätökset ja niihin liittyvät asiakirjat tulee säilyttää kymmenen vuotta, sekä liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
Yhtiökokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat, sekä osakkaiden muutostyöilmoitukset tulee säilyttää koko taloyhtiön olemassaolon ajan.
Google Drive on kätevä tapa säilöä asiakirjoja lain ja säädösten mukaisesti pitkiäkin aikoja.
Käytännössä voi olla aika varma ettei palvelu ole menossa mihinkään ihan pian, tai vaikka olisikin niin asiakirjat saa myös vietyä google drivestä toiseen palveluun helposti.
Katso myös hintavertailu.